Управление И Лидерство

Основно управление на проекти 101

Ръководител на проекта на среща за планиране

••• Маскот / Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Управлението на проекти е един от най-критичните компоненти на успешния бизнес. Той засяга приходите и задълженията и в крайна сметка взаимодейства с удовлетвореността и задържането на клиентите или клиентите. Вашата компания може да има само един проект в процес на работа в даден момент, докато други по-големи корпорации и субекти може да жонглират с няколко проекта наведнъж. По своята същност проектите са временни.

Проектите са средство за постигане на цел и в крайна сметка целта ще бъде постигната. Вашият бизнес може да премине към друг проект... или не. Може да е била еднократна цел.

Проектите предизвикват нарастваща нужда от работна сила. Институтът за управление на проекти изчисли, че през периода 2010–2020 г. ще бъдат добавени повече от 15 милиона нови позиции за управление на проекти по целия свят.

Какво е управление на проекти?

Управлението на проекти не е цялата дейност на вашата компания. Това е само един сегмент, конкретен проект с подробна информация план за това как вие и вашият бизнес ще постигнете тази цел. Това е план, подробен в поредица от стъпки, всяка от които е също толкова важна, колкото и останалите. Трябва да постигнете едно, за да преминете правилно към следващото.

Мислете за управлението на проекти като за стълба, по която трябва да се изкачите. Не можете да скочите до върха. Трябва да го вземете стъпка по стъпка за максимална ефективност. Вашият екип трябва да приложи предоставените им инструменти, както и своя опит и знания, за да изпълни всяка стъпка и да премине към следващата.

Достатъчно лесно е да кажете, че искате да стигнете до кутия А, така че ще направите 25 стъпки в тази посока. Но вие също трябва да вземете предвид времевите съображения в плана си за проекта и най-вероятно ще трябва да работите в рамките на бюджета. Може да пълзите тези 25 стъпки или да бягате. Зависи колко бързо трябва да стигнете до там за успешното завършване на проекта. Можете да спестите пари, като пътувате пеша, или можете да наемете шофьор. Зависи от бюджета, който сте отделили за проекта.

Няма универсален подход, система или план. Всеки проект, с който се справяте вие ​​и вашата компания, най-вероятно ще има своя график, цел и бюджет. Ето защо е толкова важно да имате наличен, талантлив мениджър на проекти, който да управлява шоуто.

Елементите на един проект

Успешният мениджър на проекти трябва едновременно да управлява четири основни елемента на проекта. Тези елементи са взаимосвързани.

  • Обхват: Това включва размера на проекта, целите и изискванията.
  • Ресурси: Ще ви трябват хора, оборудване и материали.
  • време: Това не се отнася само до това колко време ще отнеме проектът като цяло. Тя трябва да бъде разбита на продължителност на задачите, зависимости и критичен път.
  • Пари: Имайте твърда представа за разходите, непредвидените обстоятелства и печалбата.

Най-важният елемент: Обхват

Обхватът на проекта е дефиницията на това, което проектът трябва да постигне и бюджетите на време и пари, които са създадени за постигане на тези цели. Всяка промяна в обхвата на проекта трябва да има съответна промяна в бюджета, времето, ресурсите или и трите.

Ако обхватът на проекта е да се построи сграда за настаняване на три джаджи с бюджет от 100 000 долара, се очаква ръководителят на проекта да направи това. Ако обхватът се промени на сграда за четири джаджи, ръководителят на проекта трябва да получи подходяща промяна във време, пари и ресурси.

Ресурси

Има три аспекта на разбирането и управлението на ресурсите: хора, оборудване и материали.

Успешен мениджър на проекти трябва ефективно да управлява ресурсите, определени за проекта, в т.ч членове на екипа на проекта , персонал на продавача и подизпълнители . Той трябва да гарантира, че неговите служители имат уменията и инструментите, от които се нуждаят, за да завършат работата, и той трябва непрекъснато да следи дали разполага с достатъчно хора, за да завърши проекта в крайния срок. Неговата работа е да гарантира, че всеки човек разбира задачата и сроковете на проекта.

Старшият член на всяка група служители се отчита на ръководителя на проекта, когато управлява преките служители, но служителите може да имат и прекиен ръководител, който осигурява техническо ръководство. В ситуация на матрично управление, като проектен екип, работата на ръководителя на проекта е да осигури насока на проекта на линейните ръководители. Управлението на трудовите подизпълнители обикновено означава управление на ръководството на екипа за подизпълнителите, които от своя страна управляват тези работници.

Ръководителят на проекта често трябва да набавя оборудване и материали и да управлява използването им, за да може екипът да работи ефективно. Той е отговорен за разполагането на подходящото оборудване и материали на правилното място в подходящото време.

Време

Трите елемента на успешното управление на времето са задачи, график и критичен път.

Изградете графика на проекта, като изброите по ред всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени. Някои трябва да се правят последователно, докато други могат да се припокриват или да се правят в тандем. Задайте продължителност на всяка задача. Разпределете необходимите ресурси. Определете предшествениците — кои задачи трябва да бъдат завършени преди другите — и наследниците, задачите, които не могат да започнат, докато не бъдат завършени всяка друга задача. Този аспект на управлението на проекти понякога се нарича управление на водопада защото една задача следва друга в повече или по-малко последователен ред.

Софтуерът за управление на проекти може да опрости задачата за създаване и управление на графика на проекта.

Някои задачи имат малка гъвкавост в необходимите начални и крайни дати. Това се нарича 'float'. Други задачи нямат гъвкавост. Те имат нулева float. Ред през всички задачи с нулева плаваща стойност се нарича критична пътека . Всички задачи по този път — а може да има множество, паралелни пътища — трябва да бъдат изпълнени навреме, ако проектът трябва да влезе в крайния срок. Основната задача на ръководителя на проекта за управление на времето е да наблюдава критичния път.

Пари

Трите съображения при управлението на парите са разходи, непредвидени разходи и печалба.

Всяка задача има цена, независимо дали това са работните часове на компютърен програмист или покупната цена на кубичен ярд бетон. Всеки от тези разходи се изчислява и сумира при изготвянето на бюджет на проекта .

Някои оценки ще бъдат по-точни от други. Следователно бюджетът на проекта трябва да включва надбавка за непредвидени обстоятелства — пари, заделени в бюджета „само в случай“, че действителната цена на даден артикул е много различна от прогнозната.

Печалбата е парите, които компанията иска да спечели от задачата. Поставя се на върха на разходите.

Така че бюджетът на проекта се състои от прогнозните разходи, плюс непредвидените разходи, плюс всяка печалба. Работата на ръководителя на проекта е да поддържа действителните разходи на или под прогнозните разходи и да максимизира печалбата, която компанията печели от проекта.

Управлението на проекти е изкуство и наука

Успешното управление на проекти изисква практика. Тези идеи могат да ви дадат основно разбиране за управлението на проекти, но го считайте само за начало. Ако вашата работа или кариера включва управление на проекти и ако искате да подобрите уменията си, говорете с успешни ръководители на проекти, четете и практикувайте. Управлението на проекти може да бъде много възнаграждаваща кариера.