Интервюта За Работа

Въпроси и отговори за интервю за административен асистент

Административен асистент на тел

••• AAGAMIA / The Image Bank / Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Когато интервюирате за работа административен помощник , интервюиращият ще иска да научи доколко вашите квалификации са подходящи за позицията и как бихте се вписали в компанията и отдела.

Защото работата изисква и двете административна и междуличностни умения, мениджърите по наемане често ще питат за специфичните качества, които притежавате, които ви квалифицират за позицията, както и вашите по-малко количествено измерими умения за хора.

Подготовка за интервюто

Един от начините да се подготвите е да анализирате длъжностната характеристика, за да се опитате да разберете дали има конкретно набор от умения върху които се фокусира позицията.

Например, има ли акцент върху планирането на пътуването, координацията на проекта, планирането на ежедневни срещи, личната помощ или нещо друго?

Не забравяйте да подчертаете най-подходящото си преживяване, когато отговаряте въпроси за интервю за работа .

Направете списък с уменията, споменати в обявата за работа, и не се колебайте да добавите някои други, които смятате, че също биха били приложими. След това разгледайте собствените си административни и офис умения и съпоставете квалификацията си с работата .

Това ще ви помогне да приспособите отговорите си по най-подходящия начин към конкретната позиция.

1:14

Гледайте сега: Как да отговорите на 4 често срещани въпроса за административни работни места

Съвети за провеждане на интервюто

Важно е да сте наясно, че дискусията вероятно ще надхвърли междуличностните меки умения , като вашите комуникационни способности, организационни умения или навременност. Трябва да сте готови да говорите твърди умения , също

Бъдете готови да обсъдите софтуерни програми

Тъй като много позиции за административен асистент изискват честа употреба на специфичен софтуер, може да се наложи да обсъдите различните програми, с които сте работили, как сте използвали тези програми и нивото си на опит.

Обичам да използвам технологиите и да научавам за нови програми. Също така имам умение да обучавам колеги, които може да не са толкова разбиращи в използването на системи. При последната си работа в Kent Associates се включих доброволно да прегледам системите за управление на проекти за екипа от професионалисти, които подкрепях. Шефът ми одобри препоръката ми и ние въведохме уеб-базирана система, Asana, която ни помага да проследяваме проекти и да споделяме информация в уеб платформа.

Разгънете

Аз съм най-добрият човек в офиса за слайдовете на PowerPoint и се радвам да помагам на нашите служители по продажбите да удивят клиентите със своите презентации. Аз също съм напреднал потребител на Excel и създавам сложни макроси за изготвяне на бюджетни прогнози за проектни предложения.

Разгънете

Вашите отговори ще бъдат по-впечатляващи, ако предоставите конкретни анекдоти, които илюстрират вашето владеене на административни инструменти и процеси.

Бъдете готови да обсъждате административните процеси

Трябва да сте готови да обсъдите работния си процес и административните процеси на предишни позиции. Като административен професионалист не трябва да има съмнявам се, че сте организирани и ориентирани към детайлите. Вашият интервюиращ ще иска да знае как проявявате тези качества в ежедневния си работен процес.

Организационните способности и вниманието към детайлите са сред най-силните ми предимства. Преуспях в ситуации, в които мога да въведа ред в сложни проекти. Например, преди това подкрепях осем професионалисти, които планираха промоционални събития за клиенти. Разработих шаблон за проследяване на целите и напредъка за всеки проект и го настроих на споделен диск, така че всички участващи членове на персонала да могат да проследяват напредъка си по отношение на проектите и събитията на екипа.

Разгънете

Когато работех за Alfred Group, създадох ръководство за процедури, което очертава стъпките, необходими за обработка на заявленията за заем, и след това го качих онлайн, за да могат всички кредитни служители да следват същите процедури.

Разгънете

Винаги отговаряйте положително

Внимавайте за поведението си по време на интервюто. Усмихвайте се, поддържайте зрителен контакт с интервюиращия и говорете с ентусиазиран (но все още спокоен и уверен) тон на гласа.

Тъй като административните асистенти често взаимодействат много тясно с хората, за които работят, е важно да бъдат позитивни, професионални и учтиви по всяко време.

Разгънете

Ще искате интервюиращият да не се съмнява, че работата с вас ще бъде приятно изживяване.

Работех на рецепцията в нашата агенция и беше изключително важно да направя положително първо впечатление както за настоящите, така и за бъдещите клиенти. Аз съм естествен човек, който може да се справя и моите отзиви редовно възхваляваха ориентацията ми към обслужването на клиенти.

Разгънете

Компанията проучва клиенти след взаимодействия и името ми постоянно се появява като служител, който е полезен, приятен и професионален. Шефът ми коментира колко често клиентите ме искат, когато се обаждат в офиса за съдействие.

Разгънете

Въпроси и отговори за интервю за административен асистент

Докато се подготвяте, може да е полезно да прегледате въпросите, които може да ви бъдат зададени. Помислете как да оформите отговор, като подчертаете конкретния опит и успехите от предишни работни места.

Въпроси, които да зададете на интервюиращия

Вие също трябва да направите някои проучване за компанията и бъдете готови да зададете уместни въпроси, когато се появи възможност.

Може да е полезно да измислите няколко въпроса предварително, които може да зададете или да обсъдите допълнително, ако не сте имали възможност по-рано в интервюто.

Често това ще бъде към края на интервюто, така че е важно да оставите интервюиращия(ите) с добро впечатление. Чудесен начин да направите това е да покажете своя интерес и подготовка за интервюто за работа, като обвържете въпросите, които сте били зададени, с някои свои собствени въпроси.

  • Какви са отговорностите на тази позиция?
  • Можете ли да опишете един типичен ден (седмица) в този отдел?
  • Кои са силните страни в този отдел? Какви са слабостите?
  • Какво биха казали предишните ви асистенти, че е най-добрата част от работата за вас? Какво биха казали, че е най-лошото?
  • В каква посока виждате да върви компанията през следващите пет години? Смятате ли, че има някакви заплахи за успеха му?
  • Защо последният ви асистент напусна позицията? Какви бяха неговите/нейните силни страни? Какви бяха неговите/нейните слабости? Какво прави той/тя сега?
  • Какви качества имаше най-добрият ви асистент? Какво ще кажете за най-лошия ви помощник?
  • Колко често се извършват прегледи на ефективността? Кой ги провежда?
  • Кои умения са най-важни за вас в административния асистент?
  • Как възнаграждавате и насърчавате хората, които работят във вашия отдел?
  • Има ли текущи производствени проблеми в този отдел?
  • Как се справяхте с кадровите проблеми в миналото?
  • Кои са някои от най-големите предизвикателства за човек на тази позиция?
  • Кой е най-възнаграждаващият аспект на тази позиция според вас?
  • Подкрепяте ли (компанията/отделът) членство в професионални асоциации и непрекъснато професионално развитие?
  • Каква бихте определили като ролята на административния персонал в този офис?
  • Очакват ли се извънреден труд или часове през уикенда?
  • Какво ви харесва най-много в работата в тази компания? Има ли промени, които бихте направили?
  • Какво най-малко ви харесва да работите тук?
  • Насърчавате ли отдела да работи като екип или се концентрирате повече върху индивидуалния принос?

Бъдете готови за повече въпроси за интервю за работа

В допълнение към въпросите за интервю за работа, ще ви бъдат задавани и по-общи въпроси относно вашата трудова история, образование, силни, слаби страни, постижения, цели и планове.

Ето списък на най-често срещаните въпроси за интервю и примерни отговори.