Управление И Лидерство

9 Умения за фасилитиране на срещи за мениджъри

Открийте как мениджърите могат по-ефективно да използват своите умения за фасилитиране

Уменията за фасилитиране са от съществено значение, когато мениджър ръководи среща.

•••

izusek/E+/Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Срещите могат да бъдат или възможности за споделяне на идеи, обсъждане на предизвикателства и дефиниране на планове за действие, или могат да се окажат непродуктивни губители на време. За жалост, мениджърите често са основният принос за посрещане на дисфункция на процеса. Необходими са ви умения, за да провеждате срещи правилно.

Укрепване на уменията ви за улесняване на срещи

По дефиниция, улесняване означава, Улесняване или по-малко трудно; помощ напред. За да може мениджърът да улесни срещата (вместо да я провежда), те трябва да са готови да пуснат властта си и да бъдат отворени за различни резултати и подходи.

Където мениджърите бъркат със срещи

Много мениджъри смятат, че знаят как да водят среща. Те определят дневния ред, говорят всичко и вземат всички решения. Въпреки че това може да се почувства лесно и ефективно за мениджърите, това често е загуба на време на хората и не използва творческия потенциал на екипа.

Всъщност това има обратен ефект, тъй като служителите са склонни да се оттеглят, като се подчиняват на мениджъра, който иска да отговаря.

Защо мениджърите не успяват да включат служители

Има много причини защо мениджърите не включват служителите си повече в срещите. Докато първите три елемента по-долу са поведението на лошите мениджъри, последният, уменията за фасилитиране, могат да бъдат научени и засилени с практика:

  • Страх от пускане
  • Погрешното убеждение, че тъй като те са отговорни, те трябва да предоставят всички отговори
  • Липса на доверие в способностите или уменията за решаване на проблеми на техните служители
  • Липса на умения за фасилитиране на срещи

Тези идеи за мениджъри на всички нива ще засилят техните умения за улесняване на срещите в подкрепа на подобряването на производителността на срещите.

Мениджърите на умения трябва да улесняват срещите

Правилно улесняването на срещата включва получаване на всички на срещата, свързана с идентифициране и решаване на проблеми. Екипите почти винаги ще се развиват по-добре, повече творчески решения, отколкото всеки мениджър би могъл сам. Екипите също така са по-склонни да подкрепят внедряването на решенията, които са помогнали за създаването. Можете да разделите тези умения за улесняване на срещи в три различни категории:

  1. Планиране на среща
  2. Провеждане на Среща
  3. Разрешаване на проблеми при срещи

Как да планирате среща

Преди да започнете каквато и да е среща имате нужда от дневен ред . За съвместна среща поканете участниците в срещата да ви кажат какви проблеми трябва да разреши екипът или какви промени трябва да преследва екипът. Уверете се, че темите са такива, които позволяват групово участие. Улесняването на среща е различно от представянето на информация на среща.

1. Активирайте групово участие

Уверете се, че отделяте достатъчно време за групово участие и че не се опитвате да решавате твърде много проблеми за кратък период от време. Въпреки това, твърде много време може да доведе и до безкраен цикъл на добре какво за.... Уверете се, че вашият дневен ред отговаря на времето, определено за срещата. Необходимите умения включват тези.

  • Умения за групово фасилитиране
  • Планиране на срещи
  • Разрешаване на проблем
  • Вземане на решение
  • Разработване на дневен ред

2. Уверете се, че осигурявате подходяща логистика

Изберете внимателно място и час на срещата. Ако се опитате да натъпчете 15 души в конферентна зала с шест стола, срещата ще бъде катастрофа. Когато хората се чувстват неудобно, не могат да се виждат, не чуват или са гладни, резултатите от срещите ще пострадат.

Научете как да използвате логистиката като начин за насърчаване на голямото участие и премахване на бариерите. Трябва да планирате всичко това предварително. Изпращането на някого по средата на срещата да поръча сандвичи прави срещата ви по-малко ефективна. Логистичното планиране включва тези умения.

  • Логистично планиране и опит
  • Вземане на решение
  • Внимателно разглеждане на нуждите на другите

3. Записване на протокола от срещата

Последната критична част от планирането на среща е протоколът от заседанието . Кой ще ги вземе? Кой ще ги раздава? Ако нямате определено административно лице, помислете дали да го направите сами или да редувате отговорността между членовете на екипа. Ако Джейн изпълни минутите миналата седмица, тази седмица е ред на Джон. Ако използвате бяла дъска или флипчарт, за да събирате идеи, дайте на човека да пише достатъчно време, за да ги документирате правилно .

  • Умения за водене на бележки
  • Релевантност на документацията
  • Разбиране на многообразието и включването

Как да проведем среща

С вашия солиден дневен ред, добро местоположение и подходящи освежителни напитки, вие сте готови за вашата среща. За да направите срещата си страхотна работна среща (а не просто бунище с информация), ще трябва да демонстрирате подходящи умения за фасилитиране на срещи.

За да направите това, ще искате да се съсредоточите върху тези три компонента на улесняването на срещата.

1. Задавайте въпроси

Страхотните въпроси стимулират голяма дискусия. Статията, 70 страхотни коучинг въпроса с помощта на модела GROW ,“ предлага някои изключителни подбудители на дискусия.

  • Задавайте въпроси, за да получите допълнителна информация
  • Задавайте въпроси, за да научите за различни гледни точки
  • Задавайте въпроси, за да отбележите области на съгласие и несъгласие
  • Задавайте въпроси, за да потвърдите, че наистина чувате какво точно допринасят членовете на екипа
  • Задавайте въпроси, за да се уверите в това споделяш смисъл с членове на екипа

2. Демонстрирайте активно слушане

Активното слушане ви позволява наистина и дълбоко да знаете, че вие ​​и човекът слушате, за да споделите смисъл и са стигнали до внимателно разбиране на позициите на другия. Когато перифразирате, проверявате за разбиране и задавате последващи въпроси, това насърчава повече участие и поддържа дискусията.

  • Направете кимане с глава и други подходящи жестове, за да покажете разбиране
  • Повторете това, което сте чули на другата страна, за да разберете, че споделяте смисъл
  • Задавайте въпроси, за да изясните всичко, за което не сте сигурни
  • Задавайте допълнителни въпроси, за да разширите допълнително разбирането си
  • Използвайте думи като а-ха, да, разбирам и други подобни, за да посочите разбиране

3. Водете подходяща мозъчна атака

Повечето хора си мислят, че вече знае как да мозъчна атака . Те обаче обикновено не го правят. В твърде много условия ефективността на мозъчната атака се намалява от лошо управление на процесите, силен социален или политически натиск и лоши умения за фасилитиране. Много хора никога не са изпитвали наистина силата на добре проведената мозъчна атака.

  • Практикувайте ефективни умения за фасилитиране
  • Управлявайте въвеждането на идеи от участниците
  • Уверете се, че всички участници имат равни възможности да говорят
  • Управлявайте конкуриращите се разговори и хората, които говорят един над друг
  • Измислете ефективен начин да стесните обмислените избори до управляем брой
  • Разрешете всички възникнали конфликти

Как да решаваме проблеми в среща

Вторият тип среща изисква различни умения за фасилитиране на срещи. Няма да е необходимо да се срещате, ако всички вече са се съгласили с решението. Вие се събирате, за да споделяте информация и да разработвате отговори и това означава, че ще трябва да обедините хората. Ето уменията, от които се нуждаете.

1. Умения за изграждане на консенсус

Консенсусът не означава, че всеки трябва да е съгласен с дадено решение. Това означава, че всеки е имал възможност да сподели своите гледни точки (потенциално чрез мозъчна атака) и да предложи идеи. Следвайки това, ключът към консенсуса е, че всички членове на екипа са съгласни да подкрепят посоката, дори ако това не е техен първоначален избор.

  • Правилното фасилитиране на срещата ще насочи групата от споделянето на идеи до разработване на ефективно решение .
  • Постигането на консенсус отнема повече време, но обикновено ще спечели по-силно участие от групата като цяло. Не забравяйте обаче, че консенсусът не е крайната цел.
  • Ефективното решение за разглеждания проблем е най-важният въпрос.

Ресурс за вземане на решения за консенсус

Вижте „Рамка за вземане на решения с консенсус от шест стъпки“ за повече информация как да ръководите екип чрез консенсусно вземане на решения процес.


2. Умения за разрешаване на конфликти

Всеки път, когато има пълна стая от хора, участващи в решаването на проблем, конфликтът е неизбежен . Всъщност конфликтът по задачата или проблема се разглежда от екипните изследователи като част от процес за ефективно вземане на решения . Мениджърът трябва да се научи как да впрегнете силата на конфликта по положителен начин.

  • Управлявайте дискусията, за да чуете всички гледни точки
  • Водете дискусията, за да идентифицирате областите на съгласие и несъгласие
  • Използвайте умения за фасилитиране, за да накарате определени участници да се почувстват чути

3. Умения за невербална комуникация

Докато изследователите спорят относно точните проценти, повечето биха се съгласили, че повече от 50% комуникацията е невербална .

  • Мениджърът трябва да може прочетете тона и езика на тялото на групата да оцени тяхното ниво на ангажираност, откровеност и ангажираност.
  • Вашето разбиране за невербалната комуникация може да ви помогне да видите кога има истинско съгласие срещу устно съгласие, само за да завършите срещата.
  • Бъдете наясно с езика на тялото като начин да изпитате цялостния комуникационен глас на индивид или екип.

Долния ред

Времето е ценен актив в живота и работата. Стремете се да управлявате срещи за оптимална ефективност и ефективност. Ученето, практикуването и прилагането на деветте умения за фасилитиране, посочени по-горе, е чудесно място за начало.