Човешки Ресурси

6 съвета за управление на проект, когато членовете на екипа не ви докладват

Група колеги разговарят

••• PeopleImages / Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Още в училище груповият проект не винаги е бил положителен опит. Неизбежно във всяка група някои работиха по-усърдно от други, докато други никога не се появиха. В резултат на това може да е разочароващо, ако сте един от членовете на екипа, носещи по-голямата част от товара.

В света на бизнеса е малко по-различно, тъй като всеки проект има ръководител на проекти и този човек може да раздаде реални последици, ако членовете на екипа не изпълнят задачите си. Дори ако мениджърът на проекта не го прави имат дисциплинарна власт над неговия или нейния екип, всяко лошо представяне на член може да се върне при шефа му и да рефлектира негативно върху кариерата му.

Вероятно мениджърът на проекта няма да може да избере членовете на екипа за проекта и няма да има правомощия да премахне член поради лошо представяне. Как управлявате проект, когато членовете на вашия екип не ви докладват?

Ето шест съвета как да ръководите проект, когато членовете на екипа не ви докладват.

Изяснете своите граници с шефа

Преди дори да имате първия си екипна среща , седнете с човека, който ви е възложил на този проект, и говорете за очакванията на ръководството. Това е най-лесно, разбира се, ако вие и всички членове на екипа докладвате пред един и същ човек, но дори и да не, вие ще искате да проведете този разговор.

Това са въпроси, които ще искате да зададете:

  • Имате ли правомощията да премахвате и заменяте хора в екипа, ако те не работят?
  • Този проект има ли приоритет пред други проекти? Ако не, тогава къде седи вашият проект в йерархията. С други думи, можете ли да кажете на членовете на вашия екип, че трябва да спрат да правят различен проект, за да спазят крайния срок?
  • Ако имате проблеми с представянето на членовете на екипа, шефът с дисциплинарна власт ще ви подкрепи или се считате за равен на членовете на екипа?
  • Ако все още не сте го направили, попитайте какви са целите на проекта и очакваната времева рамка за завършване.

Ако имате установихте вашите граници преди да започне проектът , ще знаете колко далеч можете да стигнете и какво можете да поискате от членовете на вашия екип. Шефът, който казва, че този проект е основен приоритет, но няма да ви подкрепи в това, е същото като шефа, който казва, че това не е основен приоритет.

Въпреки това, получаването на участие от шефа ви за това дали проектът е основен приоритет може да ви помогне да подтикнете членовете да работят възможно най-усилено. И не се страхувайте да бъдете директни с шефа си, като споменете, че искате да знаете нивото на важност на проекта, за да можете да предадете това послание на екипа. Ще искате да съобщите, че всички имат една и съща цел, проектът да бъде завършен правилно и навреме.

Освен това можете да се свържете с шефа си по имейл с молба да потвърдите, че проектът е основен приоритет. След като получите потвърждението по имейл, можете да препратите имейла на екипа, ако е необходимо.

Важно е да запомните, че членовете на екипа може да имат и други отговорности в допълнение към проекта. В резултат на това те може да не смятат вашия проект за основен приоритет за тях в началото, но това не е непременно, защото не им пука или искат да избегнат работа. Много е вероятно те просто да имат други задачи и отговорности, които трябва да изпълняват ежедневно. Това е особено вярно при работа с колеги от различни отдели.

Говоренето с шефа си, за да се изясни важността на проекта, целите и времевата линия, и съобщаването на тази информация с екипа на ранен етап може да помогне за по-гладко протичане на процеса и по-малко стресиращо.

Говорете с екипа си, преди да възлагате задачи

Когато имате междуорганизационен екип, е лесно да правите задачи. Джейн от маркетинга ще се справи с маркетинговите задачи. Карън от финанси ще се справи с финансите. Но дори когато отговорностите са ясни, първо говорете с членовете на вашия екип.

Може да разберете, че и Карън, и Джейн са поискали да бъдат в този екип, за да научат повече за други области на компанията, така че когато ги назначите в техните области на експертиза, те могат да се разочароват.

Този разговор е от решаващо значение за постигането на страхотни отношения в екип. Въпреки че сте отговорни за крайния резултат от проекта, няма да постигнете страхотни резултати без членове на екипа, които са на борда. Накратко, упълномощите членовете на вашия екип, като поискате техния принос и техните притеснения. Когато проектът е завършен и успешен, целият екип може да се гордее, знаейки, че всеки един от тях е изиграл активна роля за неговия успех.

Двойна проверка с шефа

Ако след разговор с членовете на екипа си определите, че единственият начин да изпълните тази задача е да дадете задачи, които един или повече хора ще намерят за неприятни, говорете с шефа си, преди да ги поставите.

Защо? Искате да сте сигурни, че имате необходимото архивиране и че не сте пренебрегнали опция, която ще направи задачите по-изпълними за членовете на екипа.

Вземете си поне една лоша задача

Всеки може да знае, че си бил избран да ръководи този отбор заради успеха ви, но също така е важно да запретнете ръкави и да влезете в смесица от неща.

Поемането на нещо трудно или неприятно изпраща посланието, че сте част от екипа и че се грижите за съотборниците си. Разпределянето на неприятните задачи изпраща съобщението, че смятате, че сте по-добри от съотборниците си.

Това не означава, че трябва да вършите всички лоши задачи. Но се уверете, че те са справедливо разпределени между членовете на екипа. Това, което е неприятно, варира от екип до екип, но всеки проект има нещо, което никой не иска да прави. Често има много задачи, които всеки би искал да избегне. Уверете се, че те са разделени справедливо и вие вземете своя дял.

Дайте бърза обратна връзка

Помня обратната връзка е повече от говорене , 'страхотна работа' или 'лоша работа' това беше страхотна работа, защото... и това не се оказа толкова добре, защото... Без фразите защото никой не се учи . И докато искате да раздадете обратна връзка, уверете се, че това е така приемате обратна връзка от членовете на вашия екип.

Отново, вие им давате възможност да свършат страхотна работа и им напомняте, че техният успех е вашият успех и че всички вие сте в това заедно. Като им предоставите обратна връзка и ги научите как да изпълняват дадена задача, особено ако имате повече опит, вие ще създадете положителна работна среда.

Дръжте всички информирани

Като ръководител на екипа вие ще докладвате напредъка на мениджърите и висшите ръководители на вашата организация. Уверете се, че предавате информацията от тези срещи обратно на екипа си. Освен това, уведомете вашата група какво ще кажете на тези срещи.

Освен това отдайте чест на всички, особено когато става дума за похвала. Проектът върви ли добре, защото си страхотен? Е, разбира се, но не казвай това. Кажете, че проектът върви добре, защото екипът е страхотен. Всички ще знаят, че сте част от екипа.

Но какво ще стане, ако проектът върви ужасно? Споделяте ли вината? Да, но само насаме. Отивате индивидуално при членовете на екипа и работите, за да помогнете за промяната на тяхната посока или принос. Ако това не работи, отивате при шефа си и решавате проблемите.

Ако имате властта да премахнете хора от екипа, сега е моментът да го направите, но ако не го направите, можете да говорите с човека, който го прави. Но каквото и да правите, не започвайте да клюкарствате или да се оплаквате от членовете на вашия екип. Това ще унищожи морала им и ще влоши всичко.

Не забравяйте, че успешно ръководен екипен проект може да подобри кариерата ви, да подобри професионалната ви репутация и направете работата си видима във вашата организация . Резултатът може да бъде допълнителни задачи или повишение.

--------------------------------------------------

Сузане Лукас е писател на свободна практика, която е прекарала 10 години в корпоративни човешки ресурси, където е наела, уволнила, управлявала числата и е проверила отново с адвокатите.