Правителствена Кариера

5 ключови елемента на един успешен проект

Правителствените организации предприемат проекти, когато някои аспекти от изпълнението на работата на хората трябва да се променят. Според Институт за управление на проекти , проектът е временна групова дейност, предназначена да произвежда уникален продукт, услуга или резултат. Когато проект промени начина, по който организацията прави бизнес, крайните продукти на проекта се включват в ежедневната работа и следователно подобряват работата на организацията завинаги.

Може да звучи лесно, но не е така. Промяната е трудна и проектите могат да излязат от релсите много лесно. Всеки ден носи предизвикателства, които застрашават напредъка на проекта и евентуалния успех. За да се преборят с тази опасност, проектите се нуждаят от определени жизненоважни елементи. При наличието на следните елементи един проект има голям шанс за успех.

Предан спонсор на проекта

Спонсорът на проекта е лицето на високо ниво в организацията, което има собственост върху проекта. Ангажиран спонсор на проекта очаква проектът да успее и прави всичко, което може да направи, за да гарантира, че успехът ще се реализира.

Спонсорът на проекта има четири основни отговорности, свързани с проекта. Първо, спонсорът подкрепя проекта. Той или тя приветства екипа на проекта публично и частно. Второ, спонсорът подкрепя Ръководител проект . Когато ръководителят на проекта се нуждае от премахване на пречките, той или тя призовава спонсора за съдействие, защото той има организационното влияние, за да осъществи нещата. Трето, спонсорът подравнява ресурсите, като ги предоставя директно или работи с други хора на високо ниво, за да получи ресурси. Когато спонсорът е силен шампион за проект, е по-вероятно връстниците на спонсора да допринесат със значителни ресурси. Четвърто, спонсорът улеснява вземането на решения. Когато екипът на проекта затъне, спонсорът може да посредничи при вземането на решение или да вземе решението категорично.

Спонсорът остава информиран чрез постоянна комуникация с ръководителя на проекта. Двамата работят заедно, за да определят кога спонсорът трябва да се намеси и по-силно да упражнява отговорностите на спонсора в подкрепа на мениджъра на проекта. Например, ръководител на проекта може да има проблеми с получаването на информация от финансовия отдел на организацията. Спонсорът на проекта може да се обърне към главния финансов директор за ситуацията и да поиска задачата за получаване на информацията да бъде приоритетна пред конкурентните задачи.

Ясни цели и обхват

Преди работата по проект да бъде извършена или дори планирана, спонсорът на проекта трябва да формулира целите и обхвата на проекта. Целите са големите неща, които проектът трябва да постигне. Вземете например проект за подобряване на софтуера. Отделът по човешки ресурси използва добре познат бизнес софтуер за персонализиране за управление на заплатите. Организацията иска да добави модул за управление на обучението. Целите на проекта са да персонализира софтуера за управление на обучението към бизнес нуждите на организацията и да го интегрира със съществуващата система за заплати.

Обхватът определя параметрите на проекта. Продължаване с примера за софтуерен проект; обхватът на този проект е ограничен до въвеждането на системата за управление на обучението и интегрирането й със системата за заплати. Много пъти е полезно да идентифицирате неща, които са извън обхвата, за да разберете какво е в обхвата. За този проект добавянето на други модули е извън обхвата. Счетоводният отдел не може да дойде при ръководителя на проекта и да поиска модули за фактуриране, вземания или дължими сметки.

Добавянето на модул, след като проектът е дефиниран, позволява пълзене на обхвата . Добрите спонсори на проекти и ръководители на проекти се пазят от пълзене на обхвата и са много неохотни да добавят обхват в средата на проекта. Увеличаването на обхвата на проекта увеличава нуждата на проекта от ресурси като време и пари. Освен това работата по допълнителния обхват излага на риск качеството на работните продукти.

Добър мениджър на проекти

Мениджърът на проекти планира работата и организира ресурси, за да завърши проект. Този човек е връзката между спонсора на проекта, който задава визията, и екипа на проекта, който я осъществява. Ако е подходящо и навреме, ръководителят на проекта въвежда заинтересовани страни да предложи вход.

Мениджърите на проекти обикновено имат следните черти, които им помагат да продължат проекта:

  • Мениджърите на проекти са плановици. Те мислят за последователността на работата и знаят какво трябва да се случи, след като екипът изпълни задачата. Те правят добри планове, но също така знаят кога да бъдат гъвкави и да се отклонят от плана.
  • Ръководителите на проекти са надеждни. Тъй като успехът им зависи от работата на другите, ръководителите на проекти се нуждаят от хора, които да се доверяват на добрите им намерения и компетентност. Доверието е особено важно в отношенията между ръководителя на проекта и спонсора на проекта.
  • Мениджърите на проекти са склонни да бъдат екстровертен защото по-голямата част от работата им включва общуване.

Те държат хората отговорни за поетите ангажименти. Ето един пример. Ръководителят на член на екипа на проекта каза на ръководителя на проекта, че членът на екипа може да посвети четири часа седмично на проекта. Този член на екипа е пропуснал две поредни седмични срещи и не е постигнал напредък по възложените му задачи в структурата на разбивката на работата. След първата пропусната среща, ръководителят на проекта се срещна с члена на екипа, за да обсъди отсъствието и пропуснатите срокове. Членът на екипа каза, че има по-належащи приоритети. Мениджърът на проекта подозираше, че това не е вярно, така че след втората пропусната среща ръководителят на проекта се срещна с ръководителя на члена на екипа. Супервайзерът каза на ръководителя на проекта, че ще се погрижи поведението на члена на екипа да се промени.

Ангажирани заинтересовани страни

Заинтересовани страни по проект са хора, които имат личен интерес от успеха на проекта, но не са членове на екипа на проекта. Те не мислят за проекта ежедневно, както правят ръководителят на проекта или членовете на екипа на проекта, но искат да бъдат в течение на критичните решения и цялостния напредък към целите на проекта.

Заинтересованите страни имат своята мотивация да бъдат в крак с дейностите по проекта, но отговорността на ръководителя на проекта е да ги привлече в полето по начини, които напредват работата към целите на проекта. В много случаи това включва деликатен баланс между получаването на твърде много принос и получаването на твърде малко принос. Заинтересованите страни не могат да претеглят всяко решение. Това би затруднило проекта и би направило всяко решение битка. Обратно, заинтересованите страни не могат да бъдат изключени, защото важен аспект от почти всеки проект е удовлетворяването на заинтересованите страни.

Специални членове на екипа на проекта

Членовете на екипа на проекта изпълняват работата по проекта. Много пъти членовете на екипа по проекта се назначават на проект в допълнение към редовните им задължения, което означава, че няма намаляване на друга работа, за да се компенсира допълнителната работа, породена от проекта. Ръководителите на проекти могат да помогнат на членовете на екипа да преговарят със своите супервайзори по този въпрос, но мениджърът на проекта няма контрол върху отговорностите, които членовете на екипа на проекта имат извън проекта.

Отдадеността на членовете на екипа към проекта е много ценна. Без отдаденост сроковете се изплъзват, а работните продукти не са с добро качество. Специализираните членове на екипа са мотивирани да постигнат целите на проекта навреме, в рамките на бюджета и в съответствие с очакванията за качество.