Управление На Проекти

10 неща, които всеки нов програмен мениджър трябва да знае

Весел екип предприемачи говори в офиса

•••

UberImages/iStock/Getty Images Plus

Управлението на програмата е възнаграждаващ и добре платен избор на кариера, но може да бъде и предизвикателна роля. Ако току-що сте получили първата си работа за управление на програми или искате да знаете дали трябва да преминете към кариера за управление на програми, важно е да разберете какво включва кариерата. Помислете за тези 10 неща всеки нов програмен мениджър трябва да сте наясно, преди да започнете ролята на управление на програмата.

Управлението на програмата се различава от управлението на проекти

Независимо дали отваряте нов офис, стартирате ново приложение или строите олимпийски стадион, проектите имат ясен набор от цели и график. Програмен мениджър обаче може да наблюдава няколко проекта наведнъж и всеки може да има свой собствен проектен екип и ръководител на проекти. Програмите доставят нещо ценно за организацията с течение на времето и се развиват, докато се движат напред.

Управление на програмата
  • Широк обхват и времева рамка

  • Множество проекти наведнъж

  • Развивайте се с течение на времето

  • Доведе до бизнес трансформация

Управление на проекти
  • Дефинирани начало, среда и край

  • Планирайте работата и ресурсите

  • Контролен процес

  • Изпълнете ясна цел

Очаквайте несигурност

Програмите по своята същност са несигурни. Въпреки че може да знаете каква е голямата картина, това е просто изявление за визия, когато започнете. Точният път как да стигнете до там и какви проекти ще бъдат необходими за продължителен период от време, е нещо, което трябва да изработите, докато вървите.

Ще започнете с подробно планиране на това, което знаете, и ще изградите картина за това как да се справите с останалата част, когато се приближите. Постепенно разширявайте хоризонтите си за планиране и доставка, докато не можете да продължите повече.

Блокирайте времето на редовни интервали, за да планирате следващите стъпки. Можете също така да използвате тази възможност, за да сте сигурни, че все още сте на път да предоставите бизнес стойност.

Внимавайте за Burnout

Докато един проект може да бъде завършен за около година, програмите могат да се разтягат — привидно за неопределено време.

Програмните мениджъри трябва да защитят екипите си от прегаряне. Не можете да работите с максимална скорост безкрайно, затова се уверете, че членовете на вашия персонал получават достатъчно време за престой.

Това трябва да включва периоди на по-тихо време на работа с по-малко резултати и достатъчно време далеч от офиса за ваканции.

Управлявайте внимателно отпуските по болест, следете отчетите си за извънреден труд и бъдете нащрек за факта, че благосъстоянието на вашия екип е от първостепенно значение, ако искате да намалите износа и да запазите талантливите си хора за целия живот на програмата.

Управлявайте темпото

Когато предоставяте програма, която има далечна дата на завършване, трябва да управлявате темпото на работата. Трудно е да поддържате инерция в продължение на няколко години, така че вашата роля като програмен мениджър е да жонглираш с приоритетите и проектите, така че да има измерими резултати, които се доставят редовно.

Смесете бързите победи и стабилния напредък към целите с по-голяма картина.

Смесете бързите победи и стабилния напредък към целите с по-голяма картина.

Това помага на екипа да види, че се движите напред и гарантира, че има някои краткосрочни истории за успех, с които да споделите поддържайте висока мотивация . И накрая, това помага на инвеститорите и изпълнителните мениджъри да видят, че има напредък.

Обучете екипа си за успех

Програмите често доставят нещо ново, уникално или трансформиращо за една организация. Едно предизвикателство при работата по тези видове инициативи е, че вероятно нямате вътрешни умения, за да можете да изпълните всички необходими задачи и проекти. Това е добре и може да се очаква.

Вашата работа като нов програмен мениджър е да гарантирате, че можете да усъвършенствате, преквалифицирате и развивате хората, които имате, така че заедно да можете да се справите с всички изисквания за ресурси.

Може да има някои области, в които имате нужда само от определен ресурс за ограничен период от време. Например, няма да обучавате един от служителите си как да управлява мотокар, ако това е умение, от което се нуждаете само за една седмица. Въпреки това, ако трансформирате начина, по който се управлява онлайн присъствието на вашата компания, би било ценно да имате вътрешни умения за разработка на уебсайт, заедно с известен опит в социалните медии или оптимизацията за търсачки. Това са умения, на които бизнесът ще разчита в дългосрочен план.

Вземете решения за това кое от тях трябва да включите в екипа и кое да бъде възложено на външни изпълнители, след което се уверете, че вашата програма може да достави задачите за обучение и набиране на персонал, необходими, за да сте готови да управлявате резултатите, както всеки проект доставя.

Управлението е по-сложно

Ако сте с опит в управлението на проекти, тогава управлението няма да е изненада за вас. Това е начинът, по който структурите на проекти и програми са организирани и контролирани, за да се гарантира, че вземането на решения се извършва по правилния начин и че са включени правилните хора. Това е от решаващо значение, за да се гарантира, че работата напредва по начин, който отговаря на цялостния бизнес казус, и помага на хората да бъдат отговорни.

Управлението е начинът, по който офисът за управление на проекти и висшите ръководители могат да гарантират, че програмата е на път да осигури ползи.

Управлението предоставя официален път за закриване на проекти или цяла програма, ако може да се докаже, че тези ползи вече няма да бъдат постигнати.

Управлението е по-сложно в програмна среда, отколкото в среда на проекти. Табла за проекти и ръководните групи обикновено имат членство на изпълнително ниво. Това може да се очаква, защото крайният резултат от програмата обикновено е бизнес трансформация.

Планирането е по-трудно

Мениджърите на проекти, които участват в програма, обикновено съставят своите проектни планове. След това екип за управление на програмата – под ваше ръководство като програмен мениджър – се среща и плановете се интегрират.

Това е по-лесно да се каже, отколкото да се направи. Изисква идентифициране на зависимостите между проектите и проектните задачи. Това ви принуждава да разгледате изискванията за ресурсите за цялата програма и да съчетаете дейностите според наличността на ключови хора.

След като вашият интегриран програмен план бъде създаден, можете да го проследите в a Диаграма на Гант или друг софтуерен инструмент. Тъй като вашите ръководители на проекти проследяват проектите си в реално време, вие ще трябва да правите корекции в плана на програмата, като информирате всички за промените и изяснявайки какво означава това за техните области на работа.

Не планирайте всяка линия

Като програмен мениджър, вие разчитате на вашите ръководители на проекти да направят подробното планиране. Не е практично или желателно да проследявате програма с хиляди задачи.

Нуждаете се от навит изглед на високо ниво на проектите с достатъчно подробности, за да ви покаже дали нещо ще има въздействие на ниво програма.

Най-лесният начин да направите това е със специални софтуерни приложения. Опитът да управлявате вашата многомилионна програма в основна електронна таблица би бил твърде предизвикателство.

Делегат, делегат, делегат

Колкото и да сте добри в делегирането, да сте в ролята на управление на програмата означава, че трябва да станете още по-добри в това.

Добрата новина е, че трябва да имате екип от мениджъри на проекти и дори може да имате специален офис за управление на програми, който да поддържа вашата трансформираща промяна.

Има много работа, която трябва да се свърши по една програма, а настройването й, за да се гарантира, че всички движещи се части се движат заедно в точното време, е огромно усилие. Не можете да го направите сами и не трябва да опитвате. Преценете колко време ви е необходимо, за да стартирате програмата и след това се уверете, че имате екип, който да ви подкрепя.

Ако нямате никого в офиса си за управление на програмата, помолете някой да бъде назначен към екипа за управление на програмата като втора отговорност. Има много за вършене. Например някой в ​​а координираща роля на проекта ще бъде в идеална позиция, за да осигури необходимата координация на ниво програма, като ви освобождава да се ангажирате със стратегически задачи.

Не се страхувайте от конфликти

Програмите имат много направления. От проекти с трудни заинтересовани страни до привидно непостижими срокове, всеки ден ще ви даде възможности за конфликт. Внимавайте за неща, които нарушават изпълнението на проекта и бъдете готови да се намесите, когато е необходимо отстранете конфликтна ситуация, преди тя да е започнала .