Управление На Проекти

10 навика на успешните мениджъри на проекти

Ръководител на проекта на среща, обсъждаща проекта на бяла дъска.

•••

Cecilie_Arcurs / Getty Images

СъдържаниеРазгънетеСъдържание

Защо някои ръководители на проекти въвеждат проектите си навреме, в рамките на бюджета и с доволни клиенти, докато други имат трудности? Нека разгледаме десетте навика, които споделят изключително успешните мениджъри на проекти, за да разберем.

Тези навици се споменават отново и отново в оценките на изпълнението и в прегледите в края на проекта, където клиентът, екипът или спонсорът предлагат обратна връзка на ръководителя на проекта.

Не е нужно да имате десет години опит, за да постигнете успех всеки път. Като промените навиците си и усъвършенствате уменията си, можете драстично да подобрите шансовете на вашия проект да бъде успешен и да си осигурите по-малко стресиращо време на работа.

#1. Използване на правилния екип

Най-ефективният и успешен ръководители на проекти познават възможностите на членовете на своя екип. Това означава, че те могат да разпределят правилната работа на точните хора.

Използването на грешен ресурс за дадена задача може да доведе до това да отнеме повече време или да бъде изпълнена лошо. Помага да знаете силните и слабите страни на хората, работещи с вас, за да можете най-добре да ги разпределите по задачите на проекта.

#2. Управление на проблемите на проекта

Всички проекти имат проблеми от време на време. Успешните мениджъри на проекти не позволяват това да ги тревожи. Те познават процесите за управление на проблеми, както и как най-добре да се справят с проблемите, когато възникнат.

Можете да направите и това. След като знаете как да оцените проблем на проекта, ще откриете, че управлението на проблеми се превръща в лесен навик за включване в седмичната си рутина. Отделете малко време, за да преглеждате дневника си с проблеми всяка седмица и скоро ще откриете, че е лесна работа да останете в крак с управлението на проблемите.

#3. Справяне с промените

Проектите са предназначени да променят нещата, но този вид промяна се случва на други хора. По-трудно е да управлявате промяната, която е насочена директно към екипа на проекта, нарушавайки подробния график на проекта и създавайки нова работа и цяла купчина актуализации на документацията.

Успешните ръководители на проекти имат процес за управление на промените, който следват. Следването на определени стъпки улеснява превръщането на всяко действие в навик, защото е структурирано и повтарящо се.

Процесът на управление на промените изглежда така:

  • Получавайте информация за промяната
  • Оценете промяната
  • Определете колко работа би била да извършите промяната
  • Подгответе препоръка дали си струва да продължите

След като подготвите препоръка, помолете спонсора си да вземе решение дали трябва да включите промяната или не. Можете сами да одобрите някои малки промени, стига те да са в рамките на вашите правомощия и нива на правомощия. Успешните ръководители на проекти знаят, че справянето с промените е част от работата и имат план да се справят с тях, когато и когато възникнат.

#4. Управление на разходите по проекта

Много е вероятно вашият проект да доведе до разходи, дори ако сами нямате пълен контрол върху портмонето. Да можете да управлявате финансови елементи във вашия контрол трябва да е навик. Ако не го подхождате редовно и рутинно, ще откриете, че работата става толкова огромна, че е невъзможно да се свърши добре.

Фантастичните ръководители на проекти остават на върха на разходите със системи за архивиране, които работят за фактури, оферти и прогнози. Създайте навика да използвате софтуера си за бюджетиране (дори това да е само електронна таблица).

Не можете да управлявате разходите си по проекта, докато нямате план за това, което ще похарчите. Научете как да създадете a бюджет на проекта така че можете да започнете.

#5. Тийм-билдинг

Екипът на проекта може да не работи директно за вас. И така, защо изграждането на екип е част от навиците на успешните мениджъри на проекти? Това е така, защото имате нужда вашият екип да работи ефективно заедно и имате нужда хората, участващи в проекта, бързо да стигнат до момент, в който да се доверяват един на друг. Постигате това чрез изграждане на екипа. Внимавайте за ситуации, в които вашият екип се разпада. По-специално поведението на тормоз е неприемливо.

#6. Разбиране на процеси

Шестият навик на изключително успешните мениджъри на проекти е, че разбират процесите, които съществуват в тяхната сфера на контрол. Това означава, че те знаят какви работни процедури трябва да се спазват. Те не губят време, опитвайки се да измислят как да напишат бизнес казус, защото знаят, че има процедура за това и могат да следват стъпките.

Най-успешните ръководители на проекти не са роби на процеса. Те знаят кога правилното нещо е да следват процеса. Те знаят кога е по-добре да го коригират леко, за да направят задачите като цяло по-лесни за всички. Пример за това би било премахването на бюрокрацията от малък проект чрез приспособяване на процесите съответно.

#7. Актуализиране на графика

Графиците на проекта не трябва да се оставят на случайността. Най-успешните ръководители на проекти ще си направят навик редовно да проверяват своите графици за точност и да ги актуализират.

Има много начини да проследите напредъка на вашия проект. Най-важното е да го направиш. Ако се борите да направите този навик свой, тогава запишете кратка среща в дневника си със себе си и графика си веднъж седмично. Използвайте едно и също време всяка седмица и отделете 30 минути, за да прегледате къде се намирате и къде трябва да бъдете. Направете необходимите промени, кажете на екипа и продължете с проекта.

Ако промените в графика ви имат влияние върху крайната дата на проекта или върху датата на доставка за основния важни етапи , след което говорете с вашия спонсор. Не трябва да променяте основите на вашия базов план, без да преминете през официален процес на одобрение.

#8. Управление на риска от проекта

Да знаете какво да включите във вашия регистър на риска е едно, но обичайното преглеждане и действието на повдигнатите рискове е нещо различно. Не е достатъчно да използвате началото на вашия проект, за да идентифицирате рисковете и след това да не мислите за тях отново. Управлението на риска трябва да бъде част от навиците на вашия проект защото без него ще откриете, че рисковете се превръщат в проблеми и създават проблеми за вас.

Това е друга област, в която стандартните процеси и резервирането на редовен слот за преглед на риска могат да помогнат. Можете да го включите като част от срещите на вашия екип. Създайте си навик да преразглеждате рисковете си с екипа, затваряйте всички, които вече не са заплаха, и планирайте действия за тези, които искате да смекчите.

#9. Време за проследяване

Ръководителите на проекти знаят много за управление на времето на проекта , но това обикновено е в областта на планирането и планирането. Това, за което говорим, е по-редовно, ежедневно проследяване на времето. Говорим за графики.

Екипите по проекти често не желаят да използват графики, ако не са го правили преди. Много софтуерни инструменти за управление на проекти имат проследяване на времето, присъщо на продукта. Това може да улесни въвеждането на преминаването към проследяване на времето като екип.

Независимо дали проследявате времето на вашия екип (което е препоръчително), важно е да знаете къде отива вашето собствено време през деня. Трябва да си създадете навик да си записвате как прекарвате времето си. Това ще ви помогне да разберете дали прекарвате време в най-приоритетните задачи на проекта. Може да мислите, че сте, но нали? Разписанията или записването на време в някаква форма ще ви помогнат, дори ако това е само почасов дневник в бележник.

#10. Предоставяне на бизнес промяна

И накрая, навикът, който прави мениджърите на проекти най-успешни, е способността им да приравняват резултатите от проекта с бизнес резултатите. Ако потребителите не използват вашия продукт или софтуерът бързо не е актуален или клиентите не са толкова изумени, колкото вие, вашият проект е загуба на време.

Най-успешните проектни екипи се уверяват, че знаят към какви бизнес резултати се стремят. Те изграждат решение, което осигурява тази бизнес промяна по устойчив начин. Това, което доставят, когато проектът приключи, е напълно използвано и напълно възприето от клиента. Това е успех, защото е създаден да бъде успешен от самото начало.

Разбирането на бизнес целите е ключов критерий за всеки мениджър на проекти, който иска да окаже въздействие върху клиентите и заинтересовани страни . Ако можете да покажете, че сте доставили нещо стойностно, тогава е лесно да демонстрирате въздействието, което имате и стойността, която носите на компанията.

Създайте си навик да питате своите заинтересовани страни каква бизнес стойност очакват и как искат да използват всичко, което проектът ви предоставя за тях. Говорете с тях как определят успеха. Можете да вградите това в повтарящ се процес в началото на всеки проект.