10 критични стъпки за включване в плана на проекта
Планът на проекта е кулминацията на внимателното планиране от a Ръководител проект . Това е основният документ, който насочва как ще работи даден проект, според намеренията на мениджъра за всеки ключов аспект на проекта. Въпреки че проектните планове се различават от компания до компания, има десет критични елемента или стъпки, които трябва да бъдат включени в ефективен план на проекта, за да се избегне объркване и принудителна импровизация по време на фазата на изпълнение на проекта.
Цели на проекта

Марк Романели / Getty Images
Целите на проекта са определени в a харта на проекта , но те трябва да бъдат включени и в плана на проекта, за да обяснят допълнително целите на проекта или да включат хартата като приложение. Без значение как ръководителят на проекта избере да включи целите в плана на проекта, важното е да се поддържа ясна връзка между хартата на проекта – първият ключов документ на проекта – и втория ключов документ на проекта, неговия проектен план.
Обхват на проекта
Подобно на целите на проекта, обхват е дефиниран в хартата и трябва да бъде допълнително уточнен в плана на проекта от ръководителя на проекта. Чрез дефиниране на обхвата, ръководителят на проекта може да започне да показва как ще изглежда целта на проекта или крайният продукт в края. Ако обхватът не е дефиниран, той може да се разшири през целия проект и да доведе до превишаване на разходите и пропуснати срокове.
Например, ако ръководите маркетингов екип, за да създадете брошура за продуктовата линия на компанията, трябва да посочите колко страници ще бъде и да предоставите примери за това как може да изглежда готовият продукт.
За някои членове на екипа брошура може да означава две страници, докато други може да смятат, че десет страници са достатъчни. Определянето на обхвата може да привлече целия екип на една и съща страница в самото начало.
Основни етапи и основни резултати
Ключовите постижения за даден проект се наричат основни етапи, а ключовите работни продукти се наричат основни резултати. И двете представляват големите компоненти на работата по проект. Планът на проекта трябва да идентифицира тези елементи, да ги дефинира и да определи крайни срокове за тяхното завършване.
Ако една организация предприеме проект за разработване на нов софтуер, основните резултати могат да бъдат окончателният списък с бизнес изисквания и как да ги приложи.
След това проектът може да има основни етапи за завършване на дизайна, тестване на системата, тестване за приемане на потребителите и дата на пускане на софтуера. Тези етапи имат работни продукти, свързани с тях, но те са повече за процесите, отколкото за самите продукти.
Крайният етап и основните срокове за изпълнение не трябва да са точни дати, но колкото по-точни, толкова по-добре. Точните дати помагат на ръководителите на проекти да разграждат по-точно работните структури.
На този етап от плана ще създавате основни етапи, така че да можете да вземете големи или високо ниво на резултати и да ги разделите на малки резултати, които могат да бъдат очертани в следващата стъпка.
Структура на разбивката на работата
Структурата за разбивка на работата (WBS) деконструира основните етапи и основните резултати в проекта на по-малки парчета, така че на един човек може да бъде възложена отговорността за всеки аспект. При разработването на структурата на разбивката на работата ръководителят на проекта взема предвид много фактори като силните и слабите страни на членовете на екипа по проекта, взаимозависимостта между задачите, наличните ресурси и общия срок на проекта.
Ръководителите на проекти са в крайна сметка отговорни за успеха на проекта, но не могат да свършат работата сами. WBS е инструмент, който мениджърът на проекта използва, за да гарантира отчетност по проекта, защото казва на спонсора на проекта, членовете на екипа на проекта и заинтересованите страни, които са отговорни за какво. Ако ръководителят на проекта е загрижен за дадена задача, той знае точно с кого да се срещне по отношение на тази загриженост.
Бюджет
ДА СЕ бюджет на проекта показва колко пари са отпуснати за завършване на проекта. Ръководителят на проекта е отговорен за правилното разпределение на тези ресурси. За проект, който има доставчици, ръководителят на проекта гарантира, че резултатите са завършени съгласно договорните условия, като обръща особено внимание на качеството. Някои бюджети на проекти са свързани с плана за човешки ресурси.
Важно е да се установи цената за всеки етап и резултат, като се разгледа колко време е необходимо и разходите за труд, свързани с изпълнението на задачите. Цената на проекта е обвързана с това колко време отнема проекта, което се връща към обхвата на проекта. Обхватът, основните етапи, задачите и бюджетът трябва да бъдат подравнени и реалистични.
План за човешките ресурси
В план за човешки ресурси показва как проектът ще бъде окомплектован. Понякога известен като план за персонал, планът за човешки ресурси определя кой ще бъде в екипа на проекта и колко времеви ангажимент се очаква да поеме всеки човек. При разработването на този план ръководителят на проекта преговаря с членовете на екипа и техните надзорни органи за това колко време всеки член на екипа може да посвети на проекта. Ако е необходим допълнителен персонал за консултиране по проекта, но е част от екипа на проекта, това също е документирано в плана за персонал. Отново се консултират с подходящи надзорници.
План за управление на риска
Много неща могат да се объркат в един проект. Въпреки че предвиждането на всяко възможно бедствие или дребно хълцане е предизвикателство, много клопки могат да бъдат предвидени. В плана за управление на риска ръководителят на проекта идентифицира рисковете за проекта , вероятността тези сценарии да се случат и стратегии за смекчаването им. За да формулира този план, ръководителят на проекта търси информация от спонсора на проекта, екипа на проекта, заинтересованите страни и вътрешни експерти.
Въвеждат се стратегии за смекчаване на рискове, които е вероятно да възникнат или имат високи разходи, свързани с тях. Рискове, които е малко вероятно да възникнат и тези, които имат ниски разходи, се отбелязват в плана, въпреки че нямат стратегии за смекчаване.
Комуникационен план
Комуникационният план очертава как даден проект ще бъде съобщен на различни аудитории. Подобно на структурата на разбивката на работата, комуникационният план възлага отговорността за завършването на всеки компонент на член на екипа по проекта.
В тази стъпка е важно да се очертае как проблемите ще бъдат комуникирани и разрешени в екипа и колко често ще се осъществява комуникацията с екипа и заинтересованите страни или шефа. Всяко съобщение има целева аудитория. Комуникационният план помага на ръководителите на проекти да гарантират, че правилната информация достига до точните хора в точното време.
План за управление на заинтересованите страни
ДА СЕ план за управление на заинтересованите страни определя как заинтересованите страни ще бъдат използвани в проекта. Понякога заинтересованите страни трябва само да получат информация. Това може да се погрижи в комуникационния план. Ако е необходимо повече от заинтересованите страни, планът за управление на заинтересованите страни очертава как ще бъде получено.
План за управление на промените
Планът за управление на промените излага рамка за извършване на промени в проекта. Въпреки че ръководителите на проекти са склонни да избягват промени в проекта, понякога те са неизбежни. Планът за управление на промените предоставя протоколи и процеси за извършване на промени. От решаващо значение за отчетността и прозрачността е спонсорите на проекти, ръководителите на проекти и членовете на екипа на проекта да следват плана за управление на промените.